A. Pengertian Requirement Document
Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi
rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek
(Project Tem (PT)) dapat memahami
seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya
penyelesaian proyek tersebut. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi
berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.
Dokumen RD menyatakan tentang
masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi-solusi umum yang dibutuhkan.
Bahasannya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh
dari bahasa komputer. Dokumen RD terkadang dipakai sebagai Request for a
Proposal (RFP) ketika user menawarkan proyeknya kepada pemborong/kontraktor
luar. Tim Proyek (PT) hanya dapat memulai proyeknya setelah menerim dokumen RD yang
akurat. Dalam hal ini manajemen proyek akan langsung dimulai setelah dokumen RD
terlengkapi. Tetapi bagaimanapun juga dokumen RD yang ditulis oleh user
biasanya belum terlalu lengkap untuk membuat suatu perkiraan dan pengembangan.
Terdapat alasan-alasan yang cukup sederhana untuk hal diatas. User mungkin
kurang begitu tahu hal-hal apa saja yang dapat dilakukan ole h komputer, dan
sehingga hal ini membuat dokumen RD tidak menentu tujuan pembuatannya. User
sendiri bahkan tidak bisa menerangkan kebutuhan apa saja yang diperlukan secara
tepat.
B. Tanya
jawab dengan User
Proses tanya jawab dilakukan
untuk mendapatkan informasi yang tepat dari user untuk memperoleh RD yang baik.
User akan memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim
proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami
teknologi user, dan mengajukan pertanyaanpertanyaan. Masalah terbesar berkaitan
dengan pemakai akhir (end-user)
yang sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang
berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa pemakai
akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi yang dapat
dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda
berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka. Solusi
dari masalah ini adalah mendidik para wakil tim proyek tersebut bagaimana
pentingnya komunikasi dengan para pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan
yang mereka kemukakan tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan
sangat mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti
akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah izin
dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang mereka. Siapkan
rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang mereka lakukan,
dan tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Berikut ini pertanyaan
yang berhubungan dengan wawancara yang akan dilakukan :
- -
Pertama, cari tahu tentang aliran
informasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Mulailah dengan
pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk
menjalankan kegiatan bisnis perusahaan ? Seberapa penting aliran data, baik antara
departemen maupun antar individual ? Tentukan frekuensi, waktu dan
keakuratannya.
- -
Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan
sebagai berikut : Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan
masing-masing barang? Informasi apa yang tersedia, kapan, dimana ?
Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan ? Ingat tentang 5 W
(Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaanpertanyaan di
atas selama membuat.
C. Hal-hal
yang terdapat dalam RD
Berikut ini adalah bagian-bagian
dari RD :
1. Pendahuluan
Identifikasi perusahaan (user)
dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan,
latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk
menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan potensi
penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan
kultur, lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan. Berikan
pengertian kepada Tim Proyek tentang masalah yang dihadapi user.
2. Tujuan
Proyek
Sebuah pernyataan singkat mengapa
kita mengajukan proposal untuk pengembangan proyek. Batasanbatasan utama dalam
penggunaan waktu dan keuangan dapat
juga disebutkan.
3.
Fungsi-fungsi Utama
Pernyataan singkat mengenai
bagaimana sistem berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan.
4.
Keluaran Umum
Penjelasan secara singkat tentang
informasi yang
dibutuhkan dari sistem.
5.
Informasi Input secara Umum
Input data apa yang diperlukan untuk
menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk
memastikan bahwa seluruh data
yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula.
6.
Kinerja (Performance)
Berapa banyak transaksi yang akan
diproses, berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan harus
dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari
atau jam).
7.
Perkembangan (Growth)
Hal ini mungkin sulit untuk
diramalkan, tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan
berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan
dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya.
8. Pengoperasian
dan Lingkungan
Dimana komputer akan ditempatkan,
dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya.
9. Kompatibilitas,
Pengantarmukaan
Jelaskan jika fasilitas antar komputer
dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan.
Jika sistem hanya dapat berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat
diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.
10. Reliabilitas,
Ketersediaan
Tulis penggambaran waktu diantara
kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan
(Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang diperlukan. Semua
manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk hardware mereka.
11. Pengantarmukaan
dengan Pemakai
Rincikan pengalamanpengalaman yang
dibutuhkan user dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem
kapada user yang baru.
12. Pengaruh
Organisasi
Departemen-departemen apa yang akan
sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana
sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan
dan Dukungan
Jaminan-jaminan yang dibutuhkan :
berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.\
14. Dokumentasi
dan Pelatihan
Rincikan semua dokumendokumen umum
dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.
15. Keuntungan
(hanya RFP)
Jika RD adalah RFP dalam situasi yang
kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut
harus dipilih. Minta data yang relevan dari penjual yang berpengalaman,
komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang sukses, dan referensi
dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut.
16. Persyaratan
dan Kondisi
Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan
dan bagaimana akan dilakukan.
