Minggu, 31 Maret 2013

Requirement Document (Dokumen Kebutuhan)


A. Pengertian Requirement Document
Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.
Dokumen RD menyatakan tentang masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi-solusi umum yang dibutuhkan. Bahasannya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Dokumen RD terkadang dipakai sebagai Request for a Proposal (RFP) ketika user menawarkan proyeknya kepada pemborong/kontraktor luar. Tim Proyek (PT) hanya dapat memulai proyeknya setelah menerim dokumen RD yang akurat. Dalam hal ini manajemen proyek akan langsung dimulai setelah dokumen RD terlengkapi. Tetapi bagaimanapun juga dokumen RD yang ditulis oleh user biasanya belum terlalu lengkap untuk membuat suatu perkiraan dan pengembangan. Terdapat alasan-alasan yang cukup sederhana untuk hal diatas. User mungkin kurang begitu tahu hal-hal apa saja yang dapat dilakukan ole h komputer, dan sehingga hal ini membuat dokumen RD tidak menentu tujuan pembuatannya. User sendiri bahkan tidak bisa menerangkan kebutuhan apa saja yang diperlukan secara tepat.

B. Tanya jawab dengan User
Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari user untuk memperoleh RD yang baik. User akan memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi user, dan mengajukan pertanyaanpertanyaan. Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah mendidik para wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah izin dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang mereka. Siapkan rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang mereka lakukan, dan tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Berikut ini pertanyaan yang berhubungan dengan wawancara yang akan dilakukan :
-         - Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan ? Seberapa penting aliran data, baik antara departemen maupun antar individual ? Tentukan frekuensi, waktu dan keakuratannya.
-         - Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan masing-masing barang? Informasi apa yang tersedia, kapan, dimana ? Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan ? Ingat tentang 5 W (Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaanpertanyaan di atas selama membuat.

C. Hal-hal yang terdapat dalam RD
Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :
1. Pendahuluan
Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan potensi penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan kultur, lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan. Berikan pengertian kepada Tim Proyek tentang masalah yang dihadapi user.
2. Tujuan Proyek
Sebuah pernyataan singkat mengapa kita mengajukan proposal untuk pengembangan proyek. Batasanbatasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat
juga disebutkan.
3. Fungsi-fungsi Utama
Pernyataan singkat mengenai bagaimana sistem berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan.
4. Keluaran Umum
Penjelasan secara singkat tentang informasi yang dibutuhkan dari sistem.
5. Informasi Input secara Umum
Input data apa yang diperlukan untuk menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk
memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula.
6. Kinerja (Performance)
Berapa banyak transaksi yang akan diproses, berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari atau jam).
7. Perkembangan (Growth)
Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan, tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya.
8. Pengoperasian dan Lingkungan
Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya.
9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan
Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.
10. Reliabilitas, Ketersediaan
Tulis penggambaran waktu diantara kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk hardware mereka.
11. Pengantarmukaan dengan Pemakai
Rincikan pengalamanpengalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user yang baru.
12. Pengaruh Organisasi
Departemen-departemen apa yang akan sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan dan Dukungan
Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.\
14. Dokumentasi dan Pelatihan
Rincikan semua dokumendokumen umum dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.
15. Keuntungan (hanya RFP)
Jika RD adalah RFP dalam situasi yang kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut.
16. Persyaratan dan Kondisi
Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan dan bagaimana akan dilakukan.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar